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  世纪科怡档案管理软件操作指南及应用要求  

作者:佚名    文章来源:本站原创    点击数:2964    更新时间:2012/2/20    

世纪科怡档案管理软件操作指南及应用要求

一、基本操作
(一)、文件管理
    1、在 “文件录入”下的“数据操作”窗口中,按照规定的格式,输入各项数据。除了“签收人”、“密级”、“备注”、“分发情况”、“传阅情况”、“处理情况”外,其他均为必输项,对于后三项栏目,在实际操作中,建议输入相应内容。“保存”后,点击“原文”按钮,链接原文。
(二)、文书档案传统方法整理
    1、必须先输案卷目录,后输卷内目录。
    2、输机时,目录号为三位(如目录1,应输入‘001’)、案卷号为四位(如案卷号为23,则应输入‘0023’)。
    3、输卷内文件目录时,每卷的第一条记录,其中的“页数”、“全宗号”、“目录号”、“实体分类号”、“案卷号”等项,数据必须输入准确,“顺序号”、“页号”均自动生成;自第二条记录起,上述项目中,只要将“页数”计算并输入正确,则上述中的其他几项数据均可自动生成。
    4、打印目录时,可直接在“档案录入”中选择“报表”菜单栏中的相应项进行,也可在主窗口中,选择“档案管理”模块中的“制作目录”功能。
    打印案卷目录的查询条件:归档年度、保管期限(或目录号)。
    打印卷内文件目录的查询条件:归档年度、保管期限(或目录号)、案卷号。
    5、日常查档,建议在“档案检索”模块中进行。操作:在主窗口中,点击“检索”→“档案检索” →“文书档案” →“传统方法整理” →点击“有关联”工具按钮(改为“无关联”)→点击“查询”按钮(或选择“记录”菜单栏中“高级查询”)→选“文书卷内文件目录” →在查询条件定义窗口中定义相关条件进行查询。
(三)、文书档案简化方法整理
        1、在输入归档文件目录时,“件号”自动生成,其他项目与传统方法整理类同。建议调用“文件管理”中的数据,利用“文件归档”功能直接导入。
        2、打印归档文件目录时,查询条件为:
a、无二级类目录的:归档年度、保管期限
            b、按问题或机构分类的:归档年度、保管期限、分类号
        3、“文件归档”
           步骤:①先在“文件登记”中所有需归档的文件目录校对确保数据无误,主要:文件形成时间、保管期限、分类号、归档情况(需归档)等内容②主窗口中,点击“文件管理”→“文件归档”③ 点击“来文”→“查询”→输入查询条件(成文日期、期限、分类号)→排序(成文日期升序)→依次打“√”确定归档次序④输入(或选择)“全宗号”、“期限”、“分类号”、“年度”四项内容⑤点击“归档”。
(四)、婚姻档案
     1、传统组卷方法:
     案卷目录在“文书档案传统方法整理”中输入(注意:“实体分类号”、“目录号”的输入),卷内目录在“婚姻档案(传统)”模块中输入(每条记录中的页号必需逐一正确输入。)。
     2、简化整理方法:
    直接在“婚姻档案(简化)”模块中输入。
(五)、其他专门档案可参照“文书传统方法整理”。
二、各门类档案输机要求
    (一)、传统组卷方法整理的文书档案
    1、介绍信:
    单独组卷的,案卷目录在“文书传统方法理整”中录入,卷内目录在“专题索引”模块的“介绍信”中录入。
    非单独组卷的,若每人作为一条(件),则输入卷内文件目录后,则须另在“介绍信”中细化;若一年的作为一条(件),则输入卷内文件目录后,则另在“介绍信”中,以人为单位逐一录入。
    2、独生子女:案卷目录在“文书传统方法理整”中录入,卷内目录在“专题索引”模块的“独生子女”中录入。
    3、其他以人名、单位名称的方式形成的卷内目录,在“专题索引”模块的“人物卡片”中录入。
    (二)、简化组卷方法整理的文书档案
    1、介绍信:归档文件目录中,一件作为一条记录输入,格式:“江阴市×××单位××××年度工作调动(或党员组织关系)介绍信……”,另须在“介绍信”模块中进一步细化(以人名方式逐项录入,“备注“项中,应注明类似“江阴市×××(单位名称)××××年度工作调动(或党员组织关系)介绍信……”字样)。
    2、干部任免:在“简化方法整理”模块中,正常录入归档文件目录,涉及到本单位人员的,另须在“专题索引”模块的“干部任免”中将每个人的资料数据按规定的项目格式逐一录入。
    3、会议记录。自2003年起文书档案中的会议记录内容,须在专题索引中细化输入。
    4、其他以人名、单位名称为主体形成名册、报表:归档文件目录中,一件作为一条记录输入,另选择重要的、利用率高的档案材料,在“人物(单位)卡片”中细化输入,并打印报表。
    5、独生子女:归档文件目录中,一件作为一条记录输入,格式如:“江阴市档案局×××镇××××年度独生子女……”字样,另须在“专题档案” 模块的“独生子女”中按传统组卷方法下的卷内目录详细输入。
   6、打印归档文件目录:按最低一级类目,分类打印?BR>    查询条件:年度、保管期限、分类号。
    上述1-4中形成的目录,以件为单位打印目录列表并附在相应的归档文件目录后面。
    (三)、其他专门档案在相应的模块中正常输入各级目录。
     注:1、实物档案目录报表中的“对应的案卷档号”是指该实物所对应的纸质文件的档号。该项数据需在案卷目录录入窗口中输入。
         2、实物档案目录:“第一责任者”应为“实物档案的制发单位”,“第二责任者应为”                   
         3、科技档案目录:“归档日期”必须为实际的归档日期;打印:“科技档案分类目录”和“科技档案卷内目录”。
         4、照片档案卷内目录:“件号”每一张照片在该卷中的编号(顺序号),“参见号”为每张(组)照片所对应的文件材料的档号。
    (四)、自2003年起,各单位的收发文及内部资料(非红头文件)直接在“文件管理”模块中登记、管理。各单位的发文及需归档的内部资料添加原文。(可根据需要随时将数据导入“档案管理”中,成为档案目录(及原文))。

 

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