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  世纪科怡档案管理系统2008单机版、网络版  

作者:亚伟科技    文章来源:本站原创    点击数:6213    更新时间:2011-1-18    

                                                                      2008世纪科怡档案管理系统


    世纪科怡档案管理系统2008版是在3.2.1版的基础上推出的一款全新产品,继承并发扬了科怡产品的一贯优势,并在多个方面进行了全新研发,特别增强了数据操作、原文管理、扫描加工、查询利用和档案编研等多个方面。


    一. 文档一体化
    按照公文处理流程设计的文件管理包括文件的收发、传阅、分发和处理,并可在线监控文件处理过程。并提供自定义的图书期刊资料管理。 
    二. 随办随归档
    文件管理和档案管理的完美结合,可根据客户需要随时归档保存办理完结的重要文件资料,多次少量的归档工作,既有效确保归档材料的完整性,又减轻了集中归档的工作强度。 
    三. 综合档案管理
    综合性的档案管理系统,包括文书、科技、基建、声像、会计、人事等各种类别档案,同时,开放性的系统设计,客户可根据自身需要自由定制专业档案管理类目,包括管理字段、管理界面、相关报表等的自定义。 
    四. 分页技术与目录序列
    面对不断增大的档案数据,对数据检索利用的速度和效率提出了更高的要求,世纪科怡档案管理系统采用自行研发的分页技术和目录序列技术,极大提高了数据检索速度和检索利用效率,百万级数据检索秒级响应。直观便捷的数据显示、高效快捷检索利用是科怡软件的一贯优势。 
    五. 原文管理
    全面的原文管理模式,支持所有主流文件格式在线直接进行浏览、编辑、打印等操作;严密的原文权限管理,可实现单份文件的单独授权阅读、编辑、打印等操作;多种原文管理模式供用户灵活选择,支持文件夹管理、FTP管理和数据库存储。 
    六.检索与利用
    自由选择检索字段,支持模糊检索、多表检索和智能检索,支持自定义检索和进阶检索。检索到的数据可直接进行利用借阅,所有相关借阅信息均可在利用查询中监控,并可进行续借、催还、打印借阅清册等操作。详尽的利用统计,各种形式的统计报表输出方式。 
    七.部门立卷与分级管理
    综合档案管理系统,支持各个机构部门独立组卷整理档案,验证无误后移交到综合档案室(馆)统一保存利用。同时系统具有预立卷功能,机构部门整理时采用临时件(档)号,综合档案室(馆)接收时统一正式编号,系统同时具有及时的内部移交接收和多种数据格式的外部数据移交接收两种模式。 
    八.扫描加工
    主要是对现有整理好的档案资料进行批量扫描加工,主要包括:
     1. 条码生成:系统可根据档案管理系统中的条目信息生成相应条码,用户可在生成条码时自主选择条码提示信息。
     2. 批量扫描:用户把生成的条码信息贴在相应档案纸张的首页(一份档案只需要贴一个条码),利用高速扫描仪直接进行扫描,同时系统支持单面扫描和双面扫描。
     3. 页码扫描:除了利用条码方式扫描外,系统还提供页码扫描方式,即根据客户的录入的页码信息自动获取相关信息进行扫描,系统根据所扫描档案的页码信息自动识别处理,页码扫描方式扫描处理完毕后无需经过识别流程,可直接进行原文上载。
     4. 图像处理:用户可对扫描完成的图像进行相关处理,包扩去黑边、去污点、纠偏、旋转、裁剪等。
     5. 批量识别:用户通过条码扫描方式扫描完成的原文,做完图像处理后进入识别流程,系统根据扫描文件中的条码信息自动生成识别信息文件。
     6.批量上载:识别处理完成后,系统根据识别信息文件自动把扫描处理完成的扫描件分别上载对应到档案管理系统的条目信息中。
    九. 档案编研与专题:根据档案业务定制的档案编研包括重要文件汇编、组织沿革、人事任免汇编、全宗指南、基础数字汇编和大事记。专题目录可以在线直接对所有现存档案进行专题编辑,并可直接输出专题报表目录。 
    十. 移动档案
    可根据用户需要定制主题,并从档案管理系统中提取部分数据制作成数据包,该数据包可直接在windows环境独立运行,直接提供查询利用和报表输出,并且可直接把数据包中的数据回写到档案管理系统。 
    十一. 用户管理
在3.2.1版的用户管理方式的基础上,增设了全宗管理员,实现分级授权功能;增加了系统维护管理员,不可浏览数据,只具有系统维护的功能。 
    十二.WEB查询利用子系统
    该系统是基于.NET开发的新一代web查询利用系统,具有数据录入、原文上传、多方式检索、借阅查询借阅审批和借阅管理等功能。
     1.主页式设计,即时消息提醒。
     2.与C/S客户端相同的数据操作处理机制,系统自动检测每个字段属性:非空、不可重复、值继承等,确保了B/S的数据操作与C/S客户端的数据操作具有相同的工作效率。
     3. 支持所有主流文件格式在线直接浏览、打印。
     4.简单查询、组合查询、智能查询和进阶检索相结合,同时支持多表检索、分类检索和自定义检索。
     5.检索到的记录可直接提交“借”(借出)和“查”(查看原文)申请。
     6.用户提交的借阅申请后,系统及时反馈借阅信息到管理员的“系统消息”,借阅申请需经过管理员和领导两级审批才能实现借阅,同时管理员可在线对借阅文件进行续借、催还、回收授权等操作。
     7.全面的借阅统计和报表输出。           

2008新功能说明

一、已完成功能

1.web查询利用系统:

     i.进阶检索:顾名思义,类似于google的技术,可在检索所得结果中进行二次检索。

     ii. 借阅审批:档案管理员对用户提交借阅的档案信息进行核实审批,对于可直接授权阅读的,直接回复借阅人并授予借阅权限;对于需领导审批的档案信息,提交领导组进行核实审批,领导组的审批信息返回档案管理员,并由档案管理员回复借阅人。

     iii. 在线播放:对于视频和音频文件可直接在线播放。

     iv.利用查询:档案管理员或领导组可对所有的借阅文件记录信息进行浏览查询。

     v.利用统计:对所有的档案文件借阅信息进行统计,并提供图表输出。

2.档案利用:调整了原有3.2.1版档案利用,去掉了利用人管理,采用操作人与利用人共同管理的模式

3.专题目录:采用多表查询的界面和模式,用户自定义专题名称。多表查询数据浏览的界面中的添加、删除和修改全部上移,并修改为“发布专题”“删除专题”和“修改专题”。

4.移交接收:

     i.移交:档案移交采用不生成移交数据的内部移交和生成移交数据的外部移交两种:

     内部移交:用户可按照部门直接归档整理,并可预立卷号(件号),整理完成后进入档案移交流程,形成移交中的数据,仅在档案内部进行流转,并不生成移交上报盘,也可打印交接文据报表。

    外部移交:用户可指定移交数据格式,并在硬盘形成移交上报数据,也可打印交接文据报表

    ii. 接收:档案接收也采用两种模式接收:

    内部接收:进入内部接收模式,移交数据按照全宗(部门)目录树形式展开,并可对移交数据进行简单浏览和查看原文,确定接收后,用户可指定接收数据的首卷号或首件号,所移交的数据根据用户指定的首卷号或首件号重新调整后接收入库,移交数据状态由移交中自动更改为已移交。如果审核移交数据不合格,则进入驳回流程,系统要求用户提交驳回信息,并将该信息写入所有移交档案的备注中,移交数据状态更改为“驳回”,用户对移交数据修正后可再次进行数据移交。

    外部接收:进入外部接收模式,浏览指定移交上报数据目录后,以列表形式显示待接收数据,并可查看原文,审核合格后进入接收流程,确定接收后,用户可指定接收数据的首卷号或首件号,所移交的数据根据用户指定的首卷号或首件号重新调整后接收入库。

5.扫描加工

     i. 条码生成:系统可根据档案管理系统中的条目信息生成相应条码,用户可在生成条码时自主选择条码提示信息。

     ii.批量扫描:用户把生成的条码信息贴在相应档案纸张的首页(一份档案只需要贴一个条码),进行扫描加工。

     iii.图像处理:用户可对扫描完成的图像进行相关处理,去黑边、去污点、纠偏、旋转、裁剪等操作。

     iv.批量识别:批量识别系统对用户所提交的相关已完成扫描处理的原文进行识别,并自动生成识别信息文件。

     v.批量上载:识别处理完成后,批量上载系统根据识别信息文件自动把扫描处理完成的文件分别上载对应到档案管理系统的条目信息中。

6.移动档案

     i. 发布管理:可通过发布人、发布日期、发布主题等信息查询所有历史发布信息,并可直接浏览历史发布数据。

     ii. 信息发布

    ①增加“发布主题”,并直接采用该发布主题作为现有的“光盘发布系统”的名称,并在光盘浏览界面增加“发布人”和“发布单位”(直接读取全宗名称)

    ②(待定)发布时用户可自行选择发布到“介质”或“网站”,如发布到网站,则直接在web查询利用系统的主页面显示

7. 用户管理

    整理采用加密狗授权用户数形式,用户只能在加密狗授权用户数目内定义用户;同时,系统采用单点用户登录模式,即,一个用户帐号已经登入系统,不能再次使用该帐号登入系统。增加了分级授权管理,可以定义全总管理员,同时增设了纯权限管理员(即,不能对数据进行操作和浏览)

8.升级维护:

    采用统一的软件升级包,用户下载升级包后,通过该升级维护程序浏览指定,系统根据升级报信息自动分发升级包,并对软件进行版本标注。

9.提醒功能:总要操作提醒、定期备份提醒

二、待开发功能

1. 虚拟库房

2. web发布:发布时用户可自行选择发布到“介质”或“网站”,如发布到网站,则直接在web查询利用系统的主页面显示

3. web系统上实现报表打印

4.扫描加工不用条码

5.日志管理细化

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